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14/7/10

Contabilização Folha Pagamento e Rescisão - Passo a Passo

Bom Dia Pessoal.

Já tive muitas dúvidas quanto a contabilização de uma folha de pagamento e Rescisão contratual, portanto irei postar o passo a passo, para que possa dar uma luz a quem necessite.

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As verbas rescisórias constantes das Rescisões contratuais devem constar também da Folha de Pagamento.

Isto quer dizer que todos os proventos, descontos e os encargos incidentes sobre estes, devem estar (antecipadamente) registrados através da apropriação da Folha de Pagamento.

Uma vez com a rescisão quitada em mãos, tudo que a contabilidade tem a fazer é debitar a conta de Folha de Pagamento no Passivo Circulante e creditar o Caixa ou Bancos Conta Movimento no Ativo Circulante. O valor (naturalmente) é o valor liquido ou o saldo a pagar da referida rescisão.

A elaboração da Folha de Pagamento obedece a uma ordem lógica onde se tem em primeiro plano as verbas ou eventos que indicam os direitos adquiridos (naquele mês) pelos funcionários e, em seguida os descontos ou valores que devem ser diminuídos para se chegar ao resultado líquido a ser pago aos funcionários até o quinto dia do mês subseqüente ao da elaboração da Folha de Pagamento.

É aconselhável que os registros ou lançamentos contábeis obedeçam a mesma ordem permitindo a facilitação de prováveis conciliações e uma visão mais ampla no Livro Diário Geral.

Para o exemplo vamos considerar que os valores (hipotéticos) da Folha de Pagamento de uma determinada empresa comercial não optante pelo Simples sejam:

Folha de Pagamento

Proventos:
Proventos são as verbas que devem ser pagas aos funcionários pelos serviços prestados durante o mês ou período em que trabalharam.

Destes proventos (ou direitos) devem ser descontados os valores referentes aos impostos e outros autorizados por eles.

No nosso exemplo, os proventos são os que abaixo discriminamos:

Salários…………………………..16.800,00
Aviso Previo Indenizado…………800,00
Férias Indenizadas…………………700,00
Salário-Família ……………………300,00
13º Salário - Quitação…………..500,00
Total dos valores…………………………………….18.830,00

Descontos:
Existem basicamente três tipos de descontos que vão diminuir os proventos constantes da Folha de Pagamento. São eles os descontos pela perda do direito (tais como as faltas e ou atrasos), os autorizados pelos empregados ou determinados judicialmente (como a Pensão Alimentícia, Vale-Transporte, Vale-Refeições, Empréstimos, etc.) e os determinados por lei que são os impostos incidentes sobre os rendimentos do Trabalho assalariado.

No nosso exemplo, os descontos são os que abaixo descriminamos:

Adiantamento de Salário……..6.000,00
INSS sobre Salários…………….1.425,00
INSS sobre 13º Salários……………40,00
Vale-Transporte……………………740,00
Vale-Refeição……………………….980,00
Assistência Médica………………..630,00
Faltas e Atrasos………………………90,00
IRRF sobre Salários…………………710,00
Contribuição Sindical………………..30,00
Total dos Descontas…………………………….10.645,00

Valor Líquido da Folha de Pagamento (Proventos menos Descontos)…8.185,00

Contribuição Previdenciária a Recolher
INSS sobre Salários………………………………4.200,00
INSS sobrae 13º Salários………………………….130,00
(=) INSS devido pela Empresa…………………4.330,00
(+) INSS Descontados dos Empregados……1.465,00
(-) Salário-Família……………………………………300,00
(=) Valor líquido a Recolher………………………………………..5.765,00

Contribuição ao FGTS a Recolher
Parcela incidente sobre Folha de Pagamento…………1.260,00
(+) FGTS sobre 13º Salário - Rescisão………………………40,00
(=) FGTS a Recolher………………………………………………………….1.300,00

Outras Informações:
A rescisão de contrato de trabalho é por dispensa sem justa causa, ocorrida no dia 31.01.02 e o pagamento será feito até o 5º dia útil subseqüente;

A contribuição ao FGTS sobre os salários e sobre os valores devidos na rescisão foi depositada nas respectivas contas vinculadas;

O adiantamento de salário foi pago no dia 20.01.02, e sobre esse valor foi retido o IRRF no valor de R$ 250,00;

A empresa provisiona mensalmente o valor das férias, o 13º salário e os encargos sociais.

Provisões
Provisão para Férias (1/12)………………………….. 1.000,00
Provisão para 13º Salários (1/12)……………………1.350,00
Provisão p/Encargos Sociais s/ Férias (1/12)………110,00
Provisão p/Encargos Sociais s/13º Salários…………..80,00

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Com base nas informações e dados expostos acima, teremos os seguintes lançamentos contábeis:

1 - Pelo valor do adiantamento de salário pago no dia 20.01.02, diminuído do Imposto de Renda retido na Fonte e apropriação deste.
Com estes dois lançamentos vamos registrar parte dos salários pagos por adiantamento, a retenção do Imposto de Renda na Fonte e a saída de numerário do banco.

O Imposto de Renda retido sobre o adiantamento deverá ser pago juntamente com o retido sobre outros proventos da Folha de Pagamento haja vistas que o vencimento passou a ser mensal.

D - Adiantamento de Salários (AC) - 6.000,00
C - IRRF a Recolher (PC) - 250,00
C - Bancos Conta Movimento (AC) - 5.750,00

2 - Pela provisão dos valores relativos aos salários e ao aviso prévio indenizado:
A apropriação da Folha de Pagamento ocorre com o reconhecimento das despesas com Salários e Aviso Prévio Indenizado e do compromisso de pagar os valores líquidos.

As despesas (ou custos) devem ser registrados em subcontas do Resultado de acordo com a sua natureza e o valor total a ser pago em Conta as Pagar no Passivo Circulante

D - Gastos com Pessoal - Salários (CR) - 16.800,00
D - Gastos com Pessoal - Aviso Prévio Indenizado (CR) - 800,00
C - Folha de Pagamento (PC) - 17.600,00

3 - Pela baixa da provisão para Férias, 13º Salário e Encargos Sociais incidentes sobre essas verbas, pelo valor a ser pago na rescisão, tendo em vista que esses valores já foram provisionados anteriormente:
A cada mês transcorrido e trabalhado, o funcionário (além do salário, horas extras e etc.) adquire o direito a 1/12 avos de Férias e 13º Salário.

O Princípio de Competência determina que a contabilidade registre os fatos no mês em que acontecem esta forma, se deve registrar a provisão para Férias, 13º Salários e os encargos sobre eles incidentes a razão de 1/12 ao mês.

Por ocasião da dispensa do empregado sem justa causa ou a pedido deste, a parcela já adquirida de férias e 13º Salário deve ser baixa da conta de provisão e somada a Folha de Pagamento.

D - Provisão para Férias e Encargos Sociais (PC) - 700,00
D - Provisão p/13º Salários e Encargos Sociais (PC) - 500,00
C - Folha de Pagamento (PC) - 1.200,00

4 - Pelo valor da Contribuição FGTS incidente sobre a parcela do 13º salário pago na rescisão:
Tal como acontece com a provisão parra Férias e 13º Salários, por ocasião da dispensa do empregado por justa causa ou a pedido deste, os encargos sociais (INSS e FGTS) devem ser baixados da conta de provisão e somados aos respectivos valores retidos dos empregados) na Folha de Pagamento)e aos devidos pela empresa, para futuro recolhimento.

D - Provisão p/13º Salários e Encargos Sociais (PC) - 170,000
C - FGTS a Recolher (PC) - 40,00
C - INSS a Recolher (PC) - 130,00

5 - Pelo valor da Contribuição ao FGTS sobre a folha de salários:
O FGTS Fundo de garantia por Tempo de Serviços é um encargo social cujo ônus e responsabilidade pelo pagamento é exclusivo da empresa.

Vale dizer que é uma despesa decorrente da Folha de Pagamento e que tem como base de calculo os rendimentos do trabalho assalariado. No entanto, não consta da Folha de Pagamento propriamente dita, pois tais valores serão depositados em contas específicas para cada funcionário e não pagos juntamente com os outros proventos mensais.

D - Gastos com Pessoal - FGTS (CR) - 1.260,00
C - FGTS a Recolher (PC) - 1.260,00

6 - Pelo valor do salário-família que é deduzido do valor do “INSS a Recolher”:
O Salário-Família é um direito do funcionário que tem filhos e como provento que é, deve ser somado as verbas que serão pagas ao funcionário mensalmente.

No entanto não é uma despesa ou um custo da empresa, pois, é pago pela Previdência Social.

Como o Salário-Família deve ser pago pela Previdência e repassado para o empregado, e na verdade é a empresa quem paga juntamente com as outras verbas, a empresa diminui (desconta) o valor do Salário-Família da GPS Guia de Recolhimento do INSS que será pago a Previdência Social.

D - INSS a Recolher (PC) - 30,00
C - Folha de Pagamento (PC) - 30,00

7 - Pelo valor da Contribuição Sindical, INSS sobre salários e 13º salário e IRRF descontados em folha de pagamento:
O IRRF e o INSS são impostos incidentes sobre os rendimentos do trabalho assalariado.

O cálculo, a retenção e o recolhimento são de responsabilidade da empresa a despeito de ter sido descontado dos rendimentos dos funcionários.

O mesmo ocorre com a Contribuição Sindical quando devida. É necessário então que se debite a Folha de Pagamento (diminuindo-a) e reconheça a responsabilidade pelo pagamento creditando-se as contas respectivas.

D - Folha de Pagamento (PC) - 2.205,00
C - Contribuição Social a Recolher (PC) - 30,00
C - IRRF a Recolher (PC) - 710,00
C - INSS a Recolher (PC) - 1.465,00

8 - Pelo valor descontado dos salários relativos à faltas e atrasos:
Quando o funcionário chega atrasado ou falta sem motivo justificado, perde parte do direito adquirido e a contabilidade que tinha apropriado o salário integral do mês inteiro (220 horas) deve ajustar o lançamento diminuindo os atrasos e os dias não trabalhados. Isto é feito através da inversão do lançamento de apropriação da Folha de Pagamento, a débito desta e a crédito da despesa ou custo correspondente.

D - Folha de Pagamento (PC) - 90,00
C - Gastos com Pessoal - Salários (CR) - 90,00

9 - Pelos valores relativos à assistência médica, vale-transporte e vale-refeição descontado dos funcionários:
Os descontos autorizados pelos funcionários, como Vale-Transporte e Refeição, Assistência Médica e etc., que a empresa arca com uma parte da despesa e os funcionários com outra parte, foram anteriormente apropriados em sua totalidade pela empresa.

Ou seja, a empresa reconheceu a despesa total assumindo o compromisso de pagar e ao descontar uma parte dos empregados, está recuperando parte do custo que teve com o evento.

Já os descontos em que a empresa não participa, como Pensão Alimentícia ou Empréstimos com desconto em Folha, o registro deverá ser a débito da Folha de Pagamento e a crédito do Favorecido.

D - Folha de Pagamento (PC) - 2.350,00
C - Gastos com Pessoal - Vale-Transporte (CR) - 740,00
C - Gastos com Pessoal - Vale-Refeição (CR) - 980,00
C - Gastos com Pessoal - Assistência Médica (CR) - 630,00

10 - Pela baixa do valor dos adiantamentos concedidos:
Os adiantamentos concedidos (salários pagos por antecipação) deverão ser descontados na Folha de Pagamento levando-se a débito desta conta e a crédito da conta Adiantamento de Salários.

D - Folha de Pagamento (PC) - 6.000,00
C - Adiantamentos de Salários (AC) - 6.000,00

11 - Pela provisão para Férias, 12º Salários e Encargos Sociais
Uma vez reconhecidos todos os proventos, descontos e provisionados os encargos se faz necessário o provisionamento de 1/12 avos das Férias, 13º Salários e Encargos Sociais, relativos ao mês cuja Folha de Pagamento está sendo contabilizada.

D - Gastos com Pessoal - Férias (CR) - 1.000,00
D - Gastos com Pessoal - 13º Salários (CR) - 1.350,00
D - Gastos com Pessoal - Encargos Sociais (CR) - 110,00
D - Gastos com Pessoal - Encargos Sociais (CR) - 80,00
C - Provisão para Férias e Encargos Sociais (PC) - 1.110,00
C - Provisão p/13º Salários e Encargos Sociais (PC) - 1.430,00

12 - Pela provisão do INSS da empresa sobre os salários
Além do INSS incidente sobre os rendimentos do trabalho assalariado descontado dos funcionários na Folha de Pagamento, existe o percentual devido pela empresa que deve ser reconhecido com despesa (ou custo) e recolhido juntamente com aquele descontado dos funcionários.

D - Gastos com Pessoal - INSS (CR) - 4.200,00
C - INSS a Recolher (PC) - 4.200,00

11 - Pelo pagamento dos salários pelo valor de R$ (total líquido da folha de R$ 8.185,00 menos os valores a pagar em rescisão de contrato de R$ 2.000,00):
Uma vez reconhecida e provisionada a Folha de Pagamento e os impostos incidentes ou decorrentes dela, restam os lançamentos de baixa dos saldos remanescentes pelo pagamento dos saldos dos salários e dos impostos em questão.

O registro do pagamento dos saldos dos salários deve ser feito individualmente para cada funcionário até o quinto dia do mês subseqüente. O registro do pagamento das rescisões deve ser feito nas datas do acontecimento.

D - Folha de Pagamento (PC) - 8.185,00
C - Bancos Conta Movimento (AC) - 8.185,00

12 - Pelo pagamento das verbas rescisórias (aviso prévio, 13º salário e férias):

D - Folha de Pagamento (PC) - 2.000,00
C - Bancos Conta Movimento (AC) - 2.000,00

13I - Pelo pagamento do FGTS:

D - FGTS a Recolher (PC) - 1.300,00
C - Bancos Conta Movimento (AC) - 1.300,00

14I - Pelo pagamento do INSS:

D - INSS a Recolher (PC) - 5.765,00
C - Bancos Conta Movimento (AC) - 5.765,00

15 - Pelo pagamento da Contribuição Sindical:

D - Contribuição Sindical a Recolher (PC) - 30,00
C - Bancos Conta Movimento (AC) - 30,00

16 - Pelo pagamento do IRRF:

D - IRRF a Recolher (sobre salários) (PC) - 710,00
D - IRRF a Recolher (sobre adiantamentos) (PC) - 250,00
C - Bancos Conta Movimento (AC) - 960,00

Legendas:
AC - Ativo Circulante
PC - Passivo Circulante
CR - Contas de Resultado

criado por marcus.ambra    11:25:15 — Arquivado em: Rh e Departamento Pessoal

20 Comentários »

  1. E como fica a rescisao de contrato

    Comentário por Amilton de Brito — terça-feira, 11 de janeiro de 2011 @ 11:58:49

  2. Amilton, bom dia.

    A contabilização da rescisão do contrato de trabalho é elaborada de forma diferente ao da folha de pagamento, visto que esta (folha) tem relação com o reconhecimento financeiro da entidade para com os seus contratados, e aquela (rescisão de contrato), é relacionada ao desligamento do profissional às atividades da entidade.

    A forma de contabilizar a rescisão de contrato de trabalho é muito relativa, pois depende de várias vertentes, como por exemplo: A atividade, se ele tem férias em atraso e etc…

    Comentário por ALEX — domingo, 18 de setembro de 2011 @ 10:42:38

  3. gostaria de saber se tem alguma forma de provisionar a folha de pagamento sem creditar na despesa.

    Comentário por igor — sexta-feira, 20 de abril de 2012 @ 00:33:51

  4. Está totalmente fora de questão esse método acima, a contabilização do pagamento líquido da rescisão fica no ativo, na conta Adiatamento de Rescisão, sendo logo estornado a provisão contra o passivo, creditando ativo no final do mês da rescisão.

    Comentário por leo — quinta-feira, 26 de abril de 2012 @ 14:29:23

  5. NOSSA MUITO COMPLICADO ESSA ELABORACAO DE FOLHA DE PAGAMENTO ACIM. PRA QUE ISSO SE O SISTEMA NOS DAR EM MAOS.

    Comentário por PATY — quinta-feira, 14 de junho de 2012 @ 21:14:16

  6. Tenho R$ 409,00 de salário, R$ 290,84 férias e R$ 272,67 de 13º salário = R$ 972,51. Descontos: INSS R$ 32,72 e AVISO INDENIZADO DE r$ 818,00, Liquido a pagar 99,88. Como fica os lançamentos desta rescisão?

    Comentário por HELTON — terça-feira, 3 de julho de 2012 @ 17:35:34

  7. COMO É LANÇADO NA CONTABILIDADE O AVISO PRÉVIO DESCONTADO?
    COMO CONTABILIZO UMA RESCISÃO QUE DAR NEGATIVO?
    EX:

    Saldo de Salário……… R$ 300,00
    Férias Prop…………… R$ 100,00
    1/3 Férias…………….. R$ 33,34

    DESCONTOS
    Aviso Prévio Descontado …….. R$ 800,00
    INSS………………………………..R$ 24,00

    TOTAL LÍQUIDO …………………. - 390,66

    Comentário por Antônio — quinta-feira, 19 de julho de 2012 @ 10:25:28

  8. preciso de ajuda nesta operação.
    contabilizou e pagou salario.valor liquido 18000,IRT 4000,INSS 2000 dos quais 9%são encargos sobre remunerações.
    Obrigado

    Comentário por Dulce Almeida — sexta-feira, 10 de agosto de 2012 @ 12:29:05

  9. J

    Comentário por RE — domingo, 9 de setembro de 2012 @ 17:22:26

  10. CONTABILIZE A FOLHA DE PAGAMENTO DO MES DE OUTUBRO DE X1, APROPIANDO OS ENCARGOS EM 31 DE OUTUBRO E EFETUANDO A LIQUIDAÇAO DE TODAS AS OBRIGAÇOES 5 DE NOVEMBRO.:
    VALOR BRUTO DA FOHA 100.000
    CONTRIBUIÇAO DE PREVIDENCIA RETIDA DOS EMPREGADOS 9.000
    IMPOSTO DE RENDA RETIDO DOS EMPREGADOS 5.000
    SALARIO FAMILIA 1.000
    CONTRIBUIÇAO DE PREVIDENCIA PARTE PATRONAL 26.800
    FGTS 8000
    PROVISAO PARA FERIAS 14.979
    PROVISAO PARA 13º SALARIO 11.234

    Comentário por RE — domingo, 9 de setembro de 2012 @ 17:29:43

  11. Olá preciso de ajuda, se eu registrar um funcionário com o valor de R$ 1.000,00, quais são os encargos que eu devo pagar sobre o salário mensal do colaborador?

    Comentário por Deise — quinta-feira, 13 de setembro de 2012 @ 19:44:27

  12. Boa Tarde !

    Gostaria de saber se você executa o trabalho de Contabilizar o Recolhimento do INSS,para eu obter a informação do tempo que tenho de contribuição,
    para saber quanto tempo ainda resta para eu contribuir,embora algumas Empresas que trabalhei tenho Registro em Carteira e outras Empresa que trabalhei foi por Cooperativa
    mas que houve o recolhimento do INSS e se contabiliza o recolhimento junto com as Empresa que Trabalhei por Carteira assinada,caso vocês realizam esse trabalho qual é o Custo ?
    caso você não faz esse Trabalho poderia me indicar alguém que faz ? Por Gentileza

    No Aguardo

    Thiago Luiz.

    Comentário por Thiago Luiz — domingo, 20 de janeiro de 2013 @ 13:20:41

  13. Bom dia! estou começando um curso de DP e isso vai me ajudar muito afinal recebi uma oportunidade para ser assistente DP e recisao nao aprendi ate o momento….

    Comentário por viviane — sexta-feira, 8 de fevereiro de 2013 @ 09:34:39

  14. Bom dia! Gostaria de saber se as verbas rescisórias como Salario quitação - Demis., indenização, 13º salario proporcional - demis. entra na base de cálculo para provisão de ferias e 13º salário. Grato

    Comentário por Maxwely de oliveira — sábado, 16 de fevereiro de 2013 @ 11:40:11

  15. a explicação foi maravilhosa,deixo clara as minhas duvidas

    Comentário por edineusa — quarta-feira, 27 de fevereiro de 2013 @ 10:52:12

  16. Bom dia, amigo so caso do
    INSS dos funcionarios, precisa-se fazer a provisao? Da mesma forma que se faz o da empresa. Por ex:
    debito: INSS funcionarios (Res.)
    Credito: INSS a Recolher (PC)
    Se caso for necessario, onde se encaixa, pois, em sua esplanação, por sinal otima, so tem a conta de INSS dos funcionarios conta do passivo, mas nao tem uma de Resultado.
    Aguardo a resposta. obg

    Comentário por Lisonaldo — segunda-feira, 11 de março de 2013 @ 12:11:15

  17. olá tem alguém para tirar minha dúvida sobre calcular minha recisão?

    Comentário por sariane — terça-feira, 2 de abril de 2013 @ 14:23:08

  18. Olá, alguém pode calcular minha rescisão?

    Salário: 815,00 (tenho 3% adc. anuênio, não sei se entra na rescisão que fica total de 839,45)
    Entrada: 13/10/2009
    Saida: 12/04/2013
    Aviso Prévio: Trabalhado
    Férias Vencidas: Sim (uma)
    Dispensa sem justa causa

    Gostaria de saber quanto a empresa deverá pagar pra mim. Agradeço

    Comentário por Me ajudem! — quinta-feira, 4 de abril de 2013 @ 14:19:22

  19. Gostaria de receber da parte dos senhores:
    como fechar uma folha de pagamento passo a passo;
    como preencher uma rescisão por:
    pedido de demissão; por justa causa; sem justa causa; dispensado pelo empregador.

    Comentário por José Epitácio de Lima — quarta-feira, 18 de setembro de 2013 @ 07:54:22

  20. Quem fez a 5 pergunta sobre “o sistema faz tudo…” é um IDIOTA da mais alta incompetecia !!!

    Comentário por Alexandre — quinta-feira, 12 de dezembro de 2013 @ 16:50:20

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